القواعد العامة لكتابة الخطاب letter

– إذا كنت تعرف اسم الشخص الذي تكتبه، ابدأ رسالتك باستخدام Dear Mr (السيد العزيز، للرجال)، Dear Mrs (السيدةالعزيزة، للنساء المتزوجات)، Dear Miss (الآنسة العزيزة، للنساء غير المتزوجات)، Dear Ms (الآنسة أو السيدة العزيزة،للنساء غير المتزوجات أو حين لا تعرف وضعها العائلي)، متبوعة بالكنية. على سبيل المثال:Dear Mr Smith, السيد سميث العزيز،Dear Mrs Jones, السيدة جونز العزيزة،Dear Miss Richards, الآنسة ريتشاردز العزيزة،Dear Ms Shepherd, الآنسة أو السيدة شيفَرد العزيزة،
إذا كنت لا تعرف الاسم، ابدأ بأحد هذه التعابير:

Dear Sir, السيد العزيز,
Dear Madam, السيدة العزيزة,
Dear Sir or Madam, السيد أو السيدة العزيزين,
إليك بعض الأمثلة عن أشياء يمكن أن تقولها في رسالة رسمية:

– I am writing in reply to your letter of 4 September regarding your outstanding invoice.أكتب إليك ردّاً على رسالتك بتاريخ 4 سبتمبر بخصوص إيصالنا المعلّق.– Further to our conversation, I’m pleased to confirm our appointment for 9.30 am on Tuesday, 7 January. متابعةً لحديثنا، يسرّني أن أؤكد موعدنا في الساعة التاسعة والنصف يوم الثلاثاء، 7 يونيو.– I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible.سأكون ممتناً لو اهتممت بهذه المسألة في أسرع وقت ممكن.

التحية

في التحية يمكن استخدام العبارات التالية:
عزيزي السيد/ وبعدها تذكر أسم العائلة وليس الاسم الأول Dear Mr
عزيزتي السيدة مدام/ وبعدها تذكر أسم العائلة وليس الاسم الأول Dear Mrs
سيدي العزيز (لا يشترط ذكر الاسم) Dear Sir
سيدتي العزيزة (لا يشترط ذكر الاسم) Dear Madam
عزيزتي الأستاذة/ ثم الاسم الأول (تستخدم في حالة مخاطبة سيدة لا تعرف حالتها الاجتماعية، أي في حالة كونك لا تعرف هل هي متزوجة أم آنسة. Dear Ms
إلى من يهمه الأمر (حينما تخاطب جهة مجهولة) To whom it may concern
جميع الأعزاء (إذا كانت الرسالة موجه إلى أكثر من شخص) Dear All